Sistem Informasi Akuntansi

1.   Pengendalian Siklus Transaksi pada Proses Penggajian

Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji, regulasi dan tarif konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai.

Personel

Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran.

Pencatat Waktu

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time-tickets).Pada perusahaan pemanufakturan, karyawan yang bekerja dengan ukuran jam (hourly employee), dicatat kehadirannya berdasarkan jam yang digunakan untuk bekerja. Pada akhir periode pembayaran, kartu pencatat waktu (laporan kehadiran) akan menunjukkan jumlah waktu yang dipakai karyawan untuk bekerja dan waktu dimana ia berharap menerima gaji.

Karyawan yang digaji bulanan (salaried employee) tidak menggunakan dasar jam seperti halnya karyawan yang bekerja dengan ukuran jam. Jika tidak ada kebutuhan akuntansi akan pencatatan waktu ini, maka diperlukan perserujuan supervisor untuk memulai proses penggajian. Jika karyawan digaji bulanan, diperlukan kehadiran.

Penggajian

Depertemen penggajian bertanggung jawab untuk perhitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Perhatikan bahwa penyiapan gaji independen dari penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar – laporan kehadiran dan data personel. Data personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu. Register penggajian menunjukkan perhitungan pembayaran bersih (pembayaran kotor dikurangi dengan potongan-potongan dari pembayaran). Slip gaji dikirimkan kepengeluaran kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan. Tembusan register penggajian dikirimkan ke hutang dagang untutk memulai pencatatan suatu voucher penggajian.

Persyaratan Pemrosesan Penggajian

Bayak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji.

Social security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak berdasarkan penggajian. Federal Insurance Contribution Act (F.I.C.A) menetapkan bahwa karyawan akan memperoleh kontribusi dana yang sama untuk usia tua, keselamatan, cacat, dan tunjangan asuransi rumah sakit untuk setiap individu dan keluarganya. Kontribusi didasarkan pada tarif pajak yang dibebankan pada gaji kotornya. Perusahaan melakukan potongan untuk pajak F.I.C.A dari setiap gaji karyawan setiap periodenya. Perusahaan aka mencocokkan potongan-potongan tersebut dan membayarkannya ke pemerintah.

Federal Social Security Act dan Federal Unemployement Tax Act  menyediakan sarana asuransi untuk pengangguran. Perusahaan dengan karyawan yang dilindungi, dipekerjakan dalam setiap 20 minggu selama tahun kalender. Pembayaran ke pemerintah federal dilakukan secara kuartalan.

Pada akhir setiap kuartal, perusahaan perlu menyimpan pengembalian kuartalan dari form 941 atau 9841A dan membayar saldo pajak yang belum didepositkan. Jika pajak telah didepositkan semuanya, tambahan 10 hari masih diperbolehkan. Pengembalian ini digunakan untuk menutup laba yang ditahan dan pajak F.I.C.A untuk semua karyawan.

Pada atau sebelum tanggal 31 januari, setiap perusahaan perlu memberikan kesetiap karyawa form W-2 dengan Form W-3 pada atau sebelum 28 Februari ke pemerintah. Demekian juga pada pada atau sebelum 31 Januari perusahaan harus menyimpan Form 940 (Employer’s Annual Federal Unemployement Tax Return).

2.  Strategi Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi

Istilah sistem informasi akuntansi melibatkan aktivitas pengembangan sistem, diharapkan akuntan dan auditor bertindak secara profesional. Akuntan dapat menjalankan aktivitas pengembangan sistem baik untuk perusahaan mereka sendiri ataupun perusahaan lain, dalam hal ini mereka memiliki posisi sebagai konsultan. Auditor eksternal maupun internalberhadapan dengan aktivitas pengembangan sistem pada saat mereka mengevaluasi pengendalian sistem informasi sebagai bagian dari penugasan audit suatu perusahaan.

Karakteristik Pengembangan Sistem

Sebuah proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari 3 fase :

·         Analisis sistem

·         Desain sistem

·         Implementasi sistem

Tujuan umum analisis sistem secara ringkas adalah :

·         Untuk meningkatkan kualitas informasi

·         Untuk meningkatkan pengendalian internal

·         Untuk meminimalkan biaya, jika memungkinkan

Desain sistem merupakan proses merancang secara rinci solusi yang telah dipilih dalam proses analisis. Desain sistem mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi alternatif rancangan sistem terkait dengan kebutuhan sistem secara keseluruhan. Implementasi sistem merupakan proses penerapan prosedur dan metode yang telah dirancang kedalam operasi. Implementasi sistem mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi, serta evaluasi sistem pada saat sistem tersebut mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa sistem berfungsi sesuai dengan yang telah direncanakan.

Pendekatan sistem merupakan suatu prosedur untuk mengadministrasi proyek sistem. Tujuan pendekatan ini adalah untuk membantu terlaksananya pengembangan sistem yang efektif dan teratur.

Cetak Biru Proses Bisnis

Dengan cetak biru proses bisnis, perusahaan menggunakan cetak biru standar industri atau yang  berlaku umum, dan bukannya mendesain sendiri sistem perusahaanya. Perusahaan perancang bekerja sama dengan pembeli untuk memilih sekumpulan cetak biru dari berbagai ragam cetak biru yang ada. Cetak biru yang terpilih kemudian disesuaikan dengan kebutuhan spesifik pembeli.

Perusahaan yang menjadi perintis pendekatan cetak biru adalah SAP. Perusahaan ini mengembangkan basis pengetahuan mengenai proses bisnis ribuan perusahaan yang dapat dengan mudah diadaptasi dengan kebutuhan konsumen.

Perlu diperhatikan bahwa cetak biru ukan satu-satunya obat kebutuhan sistem yang mujarab. Masalah yang tidak terjadi ketika perusahaan mengambangkan sendiri sistemnya, dapat saja muncul ketika perusahaan menerapkan cetak biru. Cetak biru juga bisa sama mahalnya dengan atu malah lebih mahal ketimbang alternatif mengembangkan sistem sendiri.

Pertimbangan perilaku dalam pengembangan sistem

Manajemen, pengguna, dan personel sistem terlibat dalam perancangan dan opersai suatu sistem informasi. Biasanya, tim perancang yang terdiri dari wakil pengguna, analisis, dan manajemen dibentuk untuk mengidentifikasi kebuuhan, mengembangkan spesifikasi teknis, dan mengimplementasikan sistem yang baru.

Masalah pengelolaan proyek pengembangan sistem, masalah rganisasi, dan masalah teknis biasanya terjadi dalam implementasi sistem. Sistem informasi yang baru menyebabkan perubahan relasi kerja antar personel, mengubah deskripsi pekerjaan personel, dan bahkan perubahan struktur organisasi secara formal. Faktor teknis, perilaku, situasi, dan personel semuanya harus dipertimbangkan. Kegagalan mempertimbangkan semua hal tersebut dapat menyebabkan output sistem tidak digunakan oleh pengguna, bahkan sekalipun sistem tersebut secara teknis baik. Tambah lagi, kerja sama dari pengguna sistem secara terus menerus diperlukan untuk mengoperasikan sistem setelah sistem diimplementasikan.

Referensi :

Judul buku : Sistem Informasi Akuntansi edisi 9 

Nama pengarang : George H. Bodnar , William S. Hopwood

Halaman yang dirangkum : 22, 23, 24, 362, 364, 365.